เพื่อให้ทราบว่าหน่วยงานใดผลิตข้อมูลอะไร ข้อมูลนั้นพร้อมใช้หรือไม่ อย่างไร เป็นการแบ่งปันข้อมูลภาครัฐ ใช้ประโยชน์ข้อมูลภาครัฐร่วมกัน และเป็นมาตรฐานเดียวกัน สามารถค้นหาข้อมูลภาครัฐได้ที่แหล่งเดียว

1. เมื่อหน่วยงานภาครัฐได้จัดทำระบบบัญชีข้อมูลและเผยแพร่สู่สาธารณะแล้ว จะเกิดประโยชน์ ดังนี้

     1.1 ประโยชน์ต่อภาครัฐ จะส่งเสริมให้เกิดธรรมาภิบาลในการดำเนินงาน สร้างความโปร่งใส โดยประชาชนหรือภาคส่วนต่างๆ สามารถเข้าถึงข้อมูลและตรวจสอบการดำเนินงานเพื่อแก้ปัญหาทุจริตคอร์รัปชั่น เกิดการบูรณาการการใช้ประโยชน์จากข้อมูลร่วมกัน และส่งเสริมการสร้างนวัตกรรมด้านข้อมูล รวมทั้งปรับปรุงการให้บริการสาธารณะอย่างมีประสิทธิภาพ

     1.2 ประโยชน์ต่อภาคเอกชน สามารถนำข้อมูลเปิดเผยไปต่อยอดสร้างมูลค่าเพิ่มทางธุรกิจ ส่งเสริมการขับเคลื่อนนวัตกรรมจากข้อมูลสำหรับภาคเอกชนมากขึ้น เพิ่มศักยภาพในการแข่งขันของประเทศ ปรับปรุงประสิทธิภาพทางธุรกิจและลดต้นทุนการผลิตในภาพรวม

     1.3 ประโยชน์ต่อภาคประชาชน ช่วยเสริมสร้างการมีส่วนร่วมของภาคประชาชน ส่งเสริมให้ประชาชนได้รับบริการดิจิทัลภาครัฐที่ดีขึ้น และนำข้อมูลไปพัฒนาหรือต่อยอดนวัตกรรมต่างๆ

     1.4 ประโยชน์ต่อหน่วยงาน ช่วยบูรณาการความซ้ำซ้อนของข้อมูลให้ความสำคัญกับหน่วยงานเจ้าของข้อมูล

1. แต่งตั้งคณะทำงานขึ้นมาดำเนินการ หรือหากมีการแต่งตั้งทีมบริกรข้อมูลแล้วให้ใช้ทีมบริกรข้อมูล

2. ทำความเข้าใจในกระบวนงานและชุดข้อมูลที่เกี่ยวข้องในกระบวนงานขององค์กร

3. จำแนกชุดข้อมูลตามหมวดหมู่การเข้าถึงข้อมูล

4. จัดทำคำอธิบายชุดข้อมูล (Metadata) ตามมาตรฐานที่สำนักงานสถิติแห่งชาติและสำนักงานพัฒนารัฐบาลดิจิทัลกำหนด

5. ติดตั้งระบบบัญชีข้อมูลเพื่อใช้งาน หรือใช้ระบบบัญชีข้อมูลกลางที่เปิดให้บริการกับหน่วยงาน

6. นำขึ้นระบบบัญชีข้อมูลภาครัฐและระบุแหล่งข้อมูล

1. เป็นกิจกรรมที่ต้องทำงานร่วมกันระหว่างเจ้าของกระบวนงานและผู้ดูแลระบบไอที

2. เป็นกิจกรรมที่ต้องมีการทำอย่างต่อเนื่อง

3. เป็นกิจกรรมที่ส่งเสริมให้กระบวนการนั้นเป็นระบบดิจิทัล

4. เป็นกิจกรรมที่ส่งเสริมการนำข้อมูลมาใช้ประโยชน์ตามกฎหมาย ระเบียบ เกณฑ์ที่กำหนด

ข้อมูลอ่อนไหวที่ได้รับการจัดระดับชั้นข้อมูล ยกเว้นในระดับชั้นลับที่สุด ซึ่งสามารถแบ่งปันและแลกเปลี่ยนกันได้ระหว่างหน่วยงาน โดยจำเป็นต้องมีการกำหนดสิทธิในการเข้าถึงและใช้งาน รวมถึงการคุ้มครองข้อมูลให้มีความมั่นคงปลอดภัย

บุคคล/คณะบุคคลที่ทำหน้าที่รับผิดชอบดูแลข้อมูลโดยตรง สร้างความมั่นใจได้ว่าการบริหารจัดการข้อมูลสอดคล้องกับนโยบายมาตรฐาน กฎระเบียบ หรือกฎหมาย โดยเจ้าของข้อมูลทำการทบทวนและอนุมัติการดำเนินการต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับข้อมูล เช่น การเปลี่ยนแปลงเมทาดาตา และ เกณฑ์การทำข้อมูลให้ถูกต้องสมบูรณ์ (Data Cleansing) นอกจากนี้ยังมีหน้าที่ในการให้สิทธิในการเข้าถึงข้อมูลและการจัดระดับชั้นข้อมูล เจ้าของข้อมูลส่วนใหญ่อยู่ในตำแหน่งบริหาร เช่น ผู้อำนวยการฝ่ายหรือหัวหน้าส่วนงานบุคคลเป็นเจ้าของข้อมูลบุคคล ผู้อำนวยการฝ่ายหรือหัวหน้าส่วนงานการเงินเป็นเจ้าของข้อมูลการเงิน

ข้อมูลที่ดี ได้มาตรฐานตามที่กําหนด กล่าวคือผลรวมของคุณลักษณะและคุณสมบัติของผลิตผลข้อมูลที่พึงประสงค์ทุกประการของผลการปฏิบัติงานตามดัชนีตัวชี้วัดคุณภาพและองค์ประกอบที่กําหนดไว้ ข้อมูลที่เหมาะสมกับการใช้งาน ตอบสนองต่อความต้องการที่กำหนด และตรงตามวัตถุประสงค์

1. การกำหนดระดับการเปิดเผยข้อมูล เพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถพิจารณาถึงการนำไปใช้ได้สะดวกมากยิ่งขึ้น เรียงลำดับจาก 1 - 5 ดาว ซึ่งระดับ 5 ดาวนั้นอยู่ในระดับการเปิดเผยข้อมูลแบบสูงสุด ระดับการเปิดเผย (Openness) มีรายละเอียดดังนี้

★☆☆☆☆ (1 ดาว) เผยแพร่ข้อมูลในทุกรูปแบบบนเว็บไซต์ และอยู่ภายใต้เงื่อนไขและข้อกำหนดของสัญญาอนุญาต Open License

★★☆☆☆ (2 ดาว) เผยแพร่ข้อมูลในรูปแบบ Structured data ที่เครื่องสามารถอ่านได้ (Machine-readable) เช่น ข้อมูลอยู่ในรูปแบบไฟล์ Excel

★★★☆☆ (3 ดาว) เผยแพร่ข้อมูลในรูปแบบ Non-proprietary format เช่น ข้อมูลในรูปแบบ CSV แทนรูปแบบ Excel

★★★★☆ (4 ดาว) ใช้ URI (Uniform Resource Identifier) ในการระบุตัวตนของข้อมูล และชี้ไปยังตำแหน่งของข้อมูลนั้น

★★★★★ (5 ดาว) ข้อมูลมีการเชื่อมโยงไปสู่แหล่งข้อมูลอื่นๆ ในบริบทที่เกี่ยวข้องกันได้

1. การจัดทำบัญชีข้อมูลเป็นกิจกรรมหนึ่งของกรอบธรรมาภิบาลข้อมูลภาครัฐ ตามที่ระบุไว้ในประกาศดังต่อไปนี้

     1.1 ประกาศคณะกรรมการพัฒนารัฐบาลดิจิทัล เรื่อง มาตรฐานและหลักเกณฑ์การเปิดเผยข้อมูลเปิดภาครัฐ ในรูปแบบข้อมูลดิจิทัลต่อสาธารณะ ข้อ 5 (1) จัดทำบัญชีข้อมูลภายในหน่วยงาน ระบุชุดข้อมูล และจัดระดับความสำคัญของข้อมูลเปิดภาครัฐที่จะนำไปเปิดเผย อย่างน้อยให้เป็นไปตามที่กฎหมายกำหนด ตามหน้าที่หรือภารกิจ ของหน่วยงานของรัฐ

     1.2 ประกาศคณะกรรมการพัฒนารัฐบาลดิจิทัล เรื่อง ธรรมาภิบาลข้อมูลภาครัฐ ข้อ 6 การจัดทำคำอธิบายชุดข้อมูลดิจิทัลของภาครัฐและบัญชีข้อมูลให้มีความถูกต้อง ครบถ้วน และเป็นปัจจุบัน

ระบบบัญชีข้อมูลภาครัฐ เป็นศูนย์กลางบัญชีดิจิทัลภาครัฐที่ดำเนินการตามกรอบธรรมาภิบาลข้อมูลภาครัฐ และแนวทางการจัดทำบัญชีข้อมูลภาครัฐ โดยหน่วยงานเจ้าของข้อมูลเป็นผู้ดำเนินการ จัดการระบบบัญชีข้อมูลหน่วยงาน และนำชุดข้อมูลที่อยู่ในรูปแบบที่พร้อมใช้ เข้าสู่ระบบบัญชีข้อมูลของหน่วยงาน และลงทะเบียนชุดข้อมูลสำคัญเข้าสู่ระบบบัญชีข้อมูลภาครัฐ

เพื่อให้ผู้ใช้ข้อมูลสามารถค้นหา เข้าถึงข้อมูลภาครัฐจากแหล่งข้อมูลต้นทางของหน่วยงาน และมีการจัดหมวดหมู่ชุดข้อมูล เพื่ออำนวยความสะดวก ในการเข้าถึงชุดข้อมูลแก่ผู้ใช้บริการ อันได้แก่ เจ้าหน้าที่หน่วยงานภาครัฐ และประชาชนทั่วไป และยังส่งต่อไปยังระบบบริการบัญชีข้อมูลภาครัฐ เพื่อให้บริการในรูปแบบ API และให้บริการไปยังศูนย์ข้อมูลต่างๆ เช่น ศูนย์กลางข้อมูลเปิดภาครัฐ (data.go.th)  ตลอดจนแพลตฟอร์มอื่นๆ เพื่อสร้างวัฒนธรรมการแบ่งปันและใช้ประโยชน์ข้อมูลภาครัฐร่วมกัน นำไปสู่รัฐบาลดิจิทัลที่ขับเคลื่อนประเทศด้วยข้อมูลเพื่อมุ่งสู่เป้าหมายความอยู่ดีมีสุขของประชาชน

ระบบบริการบัญชีข้อมูลของหน่วยงาน มีความสามารถ ในการจัดการชุดข้อมูล การจัดการคำอธิบาย การค้นหา และให้บริการแบบ API

1. เพื่อให้ทราบว่าหน่วยงานใดเป็นผู้ผลิตชุดข้อมูลและมีความพร้อมในการบริหารงานภาครัฐ

     1.1 อำนวยความสะดวกสำหรับผู้ใช้งาน ที่ต้องการค้นหาชุดข้อมูลที่สนใจจากหลายแหล่งได้อย่างสะดวกรวดเร็วผ่านระบบบัญชีข้อมูลภาครัฐ และสามารถเข้าถึงชุดข้อมูลได้หากเจ้าของอนุญาต

     1.2 อำนวยความสะดวกในการส่งต่อข้อมูลแบบ API เพื่อการเข้าถึง เชื่อมโยง แลกเปลี่ยน และใช้ประโยชน์ข้อมูล สำหรับวิเคราะห์ เผยแพร่ รวมถึงให้บริการประชาชนในรูปแบบดิจิทัล

     1.3 ลดปัญหาความซ้ำซ้อนในการสำรองข้อมูลมาจัดเก็บไว้ภายในองค์กร

     1.4 สามารถติดตามการเปลี่ยนแปลง ปรับปรุง ชุดข้อมูลของเจ้าของข้อมูลได้แบบ Real Time

ข้อมูลที่มีการกำหนดสิทธิการเผยแพร่ข้อมูลเป็นสาธารณะ (Public) และแบบส่วนตัว (Private Share)

ข้อมูลที่ใช้อธิบายรูปแบบของข้อมูล การเข้าถึงข้อมูล และความเป็นปัจจุบันเป็นสำคัญ โดยในแต่ละไฟล์ข้อมูล จะมีคำอธิบายทรัพยากร ชุดข้อมูลเพื่อเป็นประโยชน์ในการใช้งานของผู้ใช้ชุดข้อมูล

พิจารณาจากพันธกิจหลักของ วช. โดยนำเสนอข้อมูลที่มีความสำคัญ เป็นข้อมูลที่หน่วยงานของรัฐต้องเปิดเผยต่อสาธารณะตามกฎหมายว่าด้วยข้อมูลข่าวสารของราชการในรูปแบบข้อมูลดิจิทัล ที่สามารถเข้าถึงและใช้ได้อย่างเสรี ไม่จำกัดแพลตฟอร์ม ไม่เสียค่าใช้จ่าย เผยแพร่ ทำซ้ำ หรือใช้ประโยชน์ได้โดยไม่จำกัดวัตถุประสงค์ ไม่ใช่ข้อมูลความมั่นคง หากเป็นข้อมูลส่วนบุคคลจะต้องได้รับการอนุญาตให้เปิดเผยได้ หรือมีกฎหมายเฉพาะให้เปิดเผยได้ ไม่มีข้อห้ามเรื่องสิทธิในทรัพย์สินทางปัญญา และข้อมูลมีการจัดเก็บอย่างเป็นระบบ

1. ความพร้อมใช้งาน - ข้อมูลควรจะมีราคาไม่มากกว่าค่าใช้จ่ายในการทำสำเนาข้อมูล ซึ่งควรจะเป็นการให้ดาวน์โหลดฟรีจากอินเตอร์เน็ต ทำให้หน่วยงานไม่มีภาระค่าใช้จ่ายใดๆในการจัดเตรียมข้อมูลไว้ให้ใช้งาน

2. กลุ่มข้อมูล - ข้อมูลควรอยู่ในสภาพที่สมบูรณ์ เช่น ข้อมูลทะเบียนที่ถูกเก็บรวบรวมภายใต้กฎข้อบังคับทั้งหมดนั้นควรจะมีพร้อมสำหรับดาวน์โหลดได้ ส่วน web API หรือ service ที่คล้ายๆ กันนั้นอาจมีประโยชน์มาก แต่ไม่ใช่ตัวแทนของการเข้าถึงกลุ่มข้อมูล

3. อยู่ในรูปแบบที่เปิดและเครื่องสามารถอ่านได้ - การนำข้อมูลที่ถือครองโดยภาครัฐมาใช้ไม่ควรจะเป็นเรื่องเกี่ยวกับข้อจำกัดด้านสิทธิบัตร และที่สำคัญต้องแน่ใจได้ว่าสามารถจัดเตรียมข้อมูลในรูปแบบที่เครื่องสามารถอ่านได้สำหรับการนำไปใช้งานในวงกว้าง เช่นรายงานทางสถิติที่ตีพิมพ์เป็นเอกสาร PDF (Portable Document Format) ซึ่งมีความยากมากสำหรับคอมพิวเตอร์ในการนำข้อมูลในรูปของ PDF ไปใช้งานต่อการกำหนดรูปแบบของข้อมูลเปิดภาครัฐมีผลต่อการนำชุดข้อมูลไปประยุกต์ใช้สร้างสรรค์นวัตกรรม เพื่อตอบสนองการขับเคลื่อนนโยบายดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคม

มีการเชื่อมต่อไปยังศูนย์ข้อมูลโดยกระบวนการ HARVEST ไปยัง  https://data.go.th ของ สพร. และ http://gdcatalog.go.th ของ สสช. มีการอัพเดทเป็นอัตโนมัติ ตามรอบการปรับปรุงข้อมูลที่หน่วยงานดำเนินการ